デジタル活用による儲かる経営づくり第3回(全4回)

コロナ禍を契機として、中小企業においても事業継続・生産性向上等の観点から、バックオフィス業務のデジタル化の機運が高まっています。また、令和3年度税制改正において、税務署の事前承認の廃止やスキャナ保存の定期検査要件の廃止(スキャン後すぐの原本破棄を認める)など、電子帳簿保存法の大幅な要件緩和が行われました。これにより小規模事業者であっても、安価なクラウド会計ソフトを活用して電子帳簿が利用できる環境が整いつつあります。

会員事業者の皆様が電子帳簿保存法やクラウド会計ソフト等の活用によるバックオフィス業務のデジタル化について理解を深められるよう、専門家による全4回の解説記事を4か月に渡って連載いたします。

今回は第3回です。

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【第1回】働き手が2,000万人減る準備はできているか?

【第2回】小売店が毎日タブレットをのぞき込むワケ

【第4回 2月1日ごろ公開予定】

2022年、ペーパーレス経理に今度こそチャレンジ

「経理のペーパーレス化」と言われて久しい。大企業は基幹システムとして競い合うように導入を進めたが、小規模事業者には遠い話だ。しかし国も腰をあげ、スモールビジネスの経理の電子化をグンと進めてきている。

ペーパーレスのメリットは大きく2つある。1つ目に、肉体的・精神的な余裕が増える。決算前に、ダンボールの中からたった1枚の領収書を探すこともなくなる。請求書を印刷して封筒に詰め郵送、ミスがあれば再送…というばからしい対応も減る。クラウドで保管していれば、事務所に出向かず自宅でコーヒーを飲みながら作業ができる。売上アップやコスト削減の前に、まずは余裕づくりから始めよう。

2つ目は、経営に関わる重要な情報が得られることだ。例えば売上日報をイメージしてほしい。紙やエクセルで日々の売上を従業員に報告させているとする。その情報はあくまで「毎日の売上記録」に過ぎない。しかしこれらをデジタル情報として扱えば、昨年対比・商品別・時間帯別と、様々な角度で分析をすることができる。「ただの記録」が「売上を伸ばす情報」に進化するのだ。

しかし、こう言う人もいる。「いくら電子化といっても、領収書や請求書は法律があるから捨てられない」。かつては、そうだったかもしれない。しかし2022年、この「電子化」に大きくメスが入ることをご存知だろうか。

「電子帳簿保存法」という法律がある。本議論で関係があるのは「請求書・領収書」が破棄OKになる、という点だ。以前からある法律だが、2022年1月から大きく要件が緩和されることになる。この機会に「今度こそ我が社もペーパーレスにしたい!」と意気込む方々に向けて、取り組むべき方法を3ステップでお伝えしたい。

1段階目は「そもそもアナログを減らせ」だ。例えば消耗品もクレジットカードで購入する、請求書はPDFのメール添付や請求書作成ソフトから直接送信する、など。前提となる紙を半分、また半分と減らすのだ。「紙が多いから、スキャンしてAIに処理させたい」という声もよく聞くがこれは間違い。正解は「まずは人間の努力で減らせるだけ減らしてから」となる。

2段階目は「クラウドサービスの活用」。クラウド会計の中には領収書・請求書をスキャン管理できるものがある。当社は「freee会計」を活用しており、証憑はスキャンして袋にポイッといれるだけ。仕訳とレシートが紐付いてオンラインで管理されていて、税理士にもリアルタイムに共有される。税理士から「レシート見せて」と言われることもないし、原本はここ5年、一度も開かずに済んでいる。

3段階目が「電子帳簿保存へのチャレンジ」だ。経理の電子化の極地で、前述のようなクラウドサービスを活用しつつ電子帳簿保存の要件を満たせば、原本破棄の世界がやってくる。タイムスタンプや操作ログ(原本証明の機能)が実装されていれば、ついに日本の経営者は、紙ゼロ経理にたどり着く。

電子化に対して「費用対効果が乏しい」「メリットがわからない」などの理由で検討すらしない人も多い。しかし、そういった人でもスマホを手放せないし、ネット通販を多用しているかもしれない。身の回りのサービスが便利にIT化されている中で、自社の経営や従業員のワークスタイルだけ昔のままでいいと思っていると、時代についていけず人材獲得もどんどん難しくなっていくだろう。

まずは小さな一歩。領収書一つから、ぜひチャレンジしてほしい。

(つづく株式会社社長 井領 明広)